Certificatori di qualità e consulenti: chi fa cosa e come scegliere

I certificatori di qualità sono gli organismi indipendenti che verificano il sistema di gestione di un'azienda e rilasciano il certificato ISO 9001. Chi affronta la certificazione per la prima volta tende però a confonderli con i consulenti, che svolgono un ruolo diverso e, per regola, separato.

Avere chiaro chi fa cosa evita due errori frequenti: affidarsi a un unico soggetto che promette di "fare tutto" e scegliere l'ente guardando solo il prezzo. Qui vediamo il ruolo di ciascuno, perché le regole dell'accreditamento li tengono distinti e come scegliere con criterio sia l'uno sia l'altro.

Chi sono i certificatori di qualità

Un ente di certificazione, chiamato anche organismo di certificazione, è una società che verifica in modo imparziale se il sistema di gestione di un'azienda rispetta una norma come la ISO 9001. Lo fa con audit periodici e, quando l'esito è positivo, emette un certificato valido tre anni, soggetto a sorveglianze annuali.

L'ISO scrive le norme, ma non certifica nessuno. E gli enti certificatori non hanno tutti lo stesso peso: un certificato è pienamente riconosciuto solo se l'ente è accreditato, cioè a sua volta controllato. In Italia questo compito spetta ad ACCREDIA, l'ente unico nazionale di accreditamento, designato in base al Regolamento europeo 765/2008.

Cosa fa un ente certificatore qualità

Il lavoro di un ente certificatore ruota interamente attorno alla verifica, dalla prima visita in azienda ai controlli degli anni successivi. Le attività che svolge lungo il ciclo di certificazione restano le stesse, qualunque siano il settore e le dimensioni dell'azienda che chiede il certificato:

• esamina documenti e preparazione dell'azienda (Stage 1);
• verifica sul campo che il sistema sia applicato (Stage 2);
• rileva le non conformità e ne valuta la chiusura;
• decide il rilascio, la sospensione o la revoca del certificato;
• svolge gli audit di sorveglianza e di rinnovo.

C'è però una cosa che l'ente non può fare: indicarti come risolvere i problemi che trova, nemmeno quando la soluzione sembra evidente. Può segnalare una non conformità e il requisito della norma che non è rispettato. La soluzione specifica, invece, deve venire dall'azienda o da chi la affianca nel percorso.

Cosa fa il consulente qualità

Il consulente siede dall'altra parte del tavolo e aiuta l'azienda a costruire il sistema di gestione. Analizza come si lavora oggi, individua le distanze dalla norma, imposta processi, responsabilità e documenti, forma il personale e prepara l'organizzazione all'audit. Il suo obiettivo è portarla pronta davanti al certificatore.

La consulenza non è obbligatoria: un'azienda con un responsabile qualità esperto può prepararsi da sola. Per molte PMI resta comunque la strada più rapida per evitare un sistema fatto di carte che nessuno usa e per presentarsi all'audit dell'ente di certificazione qualità con meno sorprese.

Che differenza c'è tra un ente certificatore e un consulente per la ISO 9001?

La differenza sta tutta nel ruolo. Il consulente aiuta l'azienda a progettare e applicare il sistema qualità. L'ente certificatore verifica in modo indipendente che quel sistema rispetti la norma e, se è così, rilascia il certificato. Uno costruisce, l'altro controlla: i due ruoli non possono stare nello stesso soggetto.

Perché i due ruoli devono restare separati

Il motivo è l'imparzialità. La ISO/IEC 17021-1, la norma che regola gli organismi di certificazione, vieta ai certificatori di qualità, e alle società sotto il loro controllo, di offrire consulenza sui sistemi di gestione. Chi certificasse un sistema che ha contribuito a costruire si troverebbe a controllare il proprio lavoro.

Il divieto è stato confermato anche a livello europeo: un ente accreditato non può fare consulenza sui sistemi di gestione nemmeno per le norme su cui non è accreditato. Dare informazioni generali o tenere corsi aperti è consentito; proporre soluzioni specifiche per una singola azienda, no.

Un campanello d'allarme da riconoscere

Diffida di chi propone un pacchetto unico "consulenza più certificato garantito", magari a prezzo fisso e in tempi lampo. Quando consulenza e certificazione arrivano dallo stesso soggetto o da società collegate, il certificato rischia di non essere accreditato, e quindi di non valere nelle gare o con i clienti più attenti.

Come scegliere tra gli enti certificatori ISO 9001

Con il sistema pronto, la scelta dell'ente pesa quanto quella del consulente. Il prezzo è solo uno dei criteri per confrontare i certificatori di qualità, e spesso nemmeno il più importante: dietro un preventivo molto basso possono esserci giornate di audit insufficienti o un ente non accreditato per il tuo settore. Ecco cosa verificare:

• accreditamento per la ISO 9001 rilasciato da ACCREDIA o da un ente aderente agli accordi IAF MLA;
• copertura del settore di attività in cui opera l'azienda;
• giornate di audit coerenti con addetti e sedi;
• esperienza degli auditor nel tuo settore;
• condizioni sull'intero triennio, trasferte comprese.

Il modo più semplice per evitare sorprese è confrontare le offerte degli enti di certificazione qualità sull'intero triennio, e non sul solo primo anno. Nella nostra guida ai costi della certificazione ISO 9001 trovi le voci da considerare e come si calcolano le giornate di audit.

Come verificare l'accreditamento di un ente di certificazione qualità

L'accreditamento non è generico: copre norme e settori precisi. Una società di certificazione qualità accreditata per la ISO 9001 non lo è automaticamente per la ISO 14001, e può esserlo soltanto per alcuni settori. Sul sito di ACCREDIA si consultano l'elenco degli organismi accreditati e il relativo campo di accreditamento.

Per controllare un certificato già emesso, per esempio quello di un fornitore, c'è IAF CertSearch, la banca dati internazionale delle certificazioni accreditate. È anche lo strumento a cui ANAC fa riferimento per verificare i certificati di qualità presentati nelle gare pubbliche.

Il consulente e la scelta del certificatore di qualità

La scelta dell'ente resta all'azienda. Un buon consulente, però, può aiutarti a confrontare i preventivi dei certificatori di qualità: leggere le giornate di audit, capire se il campo di applicazione è corretto, controllare l'accreditamento per il tuo settore. È un aiuto prezioso, purché tra le due parti non esistano legami commerciali.

Come lavorano insieme durante il percorso

Consulente ed ente entrano in scena in momenti diversi dello stesso percorso, ciascuno con un compito che l'altro non può svolgere. Avere chiara la sequenza aiuta a sapere chi chiamare in ogni fase e a chi spetta ciascuna decisione. Il percorso tipico, in sintesi, è questo:

1. gap analysis e progettazione del sistema, con il consulente;
2. applicazione, formazione e audit interno, con il supporto del consulente;
3. scelta dell'ente e firma del contratto, da parte dell'azienda;
4. audit di certificazione in due fasi, condotto dall'ente;
5. gestione delle non conformità e mantenimento del sistema.

Durante l'audit il consulente può essere presente per affiancare l'azienda, senza però rispondere al posto suo. Dopo il rilascio il suo lavoro si sposta sul mantenimento: audit interni, riesame della direzione, preparazione alle sorveglianze. L'ente, nel frattempo, torna ogni anno a verificare che il sistema funzioni.

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